■秘書の1日
秘書に仕事内容を理解するには、1日の仕事内容を知ってもらうのがいちばんです。
毎日同じ内容ではなく、その日によって、仕事内容はかなり違っていますが、おおむねこのようなイメージです↓
●役員秘書の1日
8:30 出勤
朝は上司が出勤する前に出勤します。
机をふいたり、役員室の生理整頓をします。
9:00 上司出勤
よく遅めの出勤を『重役出勤』などといいますが、役員は忙しいのでそんなにゆっくり出勤しません。
10:00 本日のスケジュール確認。
11:00 来客
重要な取引先なので、より丁寧な対応を心がけます。
12:00 ランチ
急な来客があるといけないので、食堂でたべることにしています。
13:00 上司あての郵便物の仕分け
ダイレクトメールなど、不要なものはすべて捨てます。
13:30 上司外出
運転手に連絡して車の手配
14:00 上司に頼まれていた会議資料の作成
秘書は重要書類を扱うことが多いので、取り扱いは慎重におこないます。
15:00 上司あての電話。
セールスの電話は丁重にお断りします。
取引先から電話は、用件を伺い正確にメモをします。
16:00 上司もどる
お茶だしします。資料作成のつづきをします。
17:00 残業して、資料を作ります。
19:00 帰宅
いろんなことするんだね
●早起き ★★★★★ 上司より早く出勤します。
●スケジュール管理 ★★★★★ ミスの内容しっかり確認
●郵便の仕分け ★★★ ダイレクトメールを含めたくさんの量です。
●電話応対 ★★★ セールスの電話が多くて困る。
●残業 ★★★ ときどき定時に帰れることもあります。
★は重要度をあらわしています。
★★★★★とても重要 ★★★普通 ★まあ重要
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